Tầm Quan Trọng Của Việc Scan Trong Hệ Thống Digiser
Scan là bước khởi đầu, đặt nền móng cho toàn bộ quy trình chuyển đổi số. Chất lượng của công đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.
Bảo Mật Tuyệt Đối
Công việc được thực hiện offline tại địa điểm của cơ quan, đảm bảo an toàn và toàn vẹn cho tài liệu gốc.
Đào Tạo Chuyên Sâu
Mỗi cộng tác viên đều được huấn luyện bài bản về quy trình, kỹ thuật và cách sử dụng thiết bị hiện đại.
Kiểm Tra Nghiêm Ngặt
Các bài kiểm tra nghiệp vụ được tiến hành định kỳ để đảm bảo chất lượng và độ chính xác luôn ở mức cao nhất.
Quy Trình Scan & Hướng Dẫn Vận Hành
Hướng dẫn chi tiết dành cho cộng tác viên (Click để xem)
1. Chuẩn bị trước khi Scan
Thao tác kiểm tra bắt buộc:
- Kiểm tra số hồ sơ trên hộp có khớp với số hồ sơ thực tế.
- Kiểm tra số trang thực tế có đủ so với số trang ghi trên bìa.
- Kiểm tra số trang chỉnh lý đã chính xác chưa.
- Cảnh báo: Nếu phát hiện sai sót, phải báo ngay cho admin. Nếu không, bạn sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm.
2. Quy chuẩn File Scan
- Định dạng file: PDF (nhiều trang trong 1 file).
- Độ phân giải: 300 dpi.
- Trang giấy xoay đúng chiều đọc được.
- Chất lượng: Không viền đen, không sọc, không có trang trống.
- Toàn vẹn: Không thiếu trang, không trùng trang, thứ tự trang phải đúng.
- Lưu file đúng đường dẫn cây thư mục (đúng số phông, số hộp, số hồ sơ).
- Cảnh báo: Lưu nhầm thư mục sẽ bị trừ sản lượng. Luôn mở file kiểm tra lại sau khi scan.
3. Cách Scan và Lưu File
- Bìa hồ sơ lưu thành file riêng tên
BIA.pdf. - Mục lục hồ sơ lưu thành file riêng tên
MUCLUC.pdf. - Scan A4: Scan liên tục cho đến khi gặp tờ >A4 thì dừng, lưu file và ghi chú (note) lại tờ không scan được. Tên file được đặt là số của tờ nhỏ nhất trong tập vừa scan.
- Scan A3: Chỉ scan bìa và các tờ được ghi chú trong giấy note.
- Ví dụ: Hồ sơ 05 (200 tờ), có tờ 21, 36, 37 là > A4.
- A4: Scan 1-20 (lưu
0001.pdf), scan 22-35 (lưu0022.pdf), scan 38-200 (lưu0038.pdf). - A3: Scan bìa (
BIA.pdf), scan tờ 21 (0021.pdf), scan tờ 36, 37 (0036.pdf). - Kết quả cuối cùng: BIA.pdf, 0001.pdf, 0021.pdf, 0022.pdf, 0036.pdf, 0038.pdf.
- A4: Scan 1-20 (lưu
- Quy tắc đặt tên & lưu trữ: Dữ liệu không lưu vào ổ C. Tên thư mục phải IN HOA, VIẾT LIỀN, KHÔNG DẤU.
4. Thao tác vận chuyển hồ sơ
- Admin → Giao hồ sơ → Người scan A4.
- Người scan A4 → Scan và note tờ >A4 → Chuyển qua bộ phận scan A3.
- Người scan A3 → Scan và note tờ >A3 → Chuyển qua bộ phận scan A0.
- Người scan A0 → Scan xong → Bàn giao lại cho Admin.
- Cảnh báo: Phải hoàn thành dứt điểm hồ sơ, không làm dang dở. Trước khi về, phải bàn giao lại hồ sơ cho admin, nếu không sẽ không được tính lương ngày hôm đó.
5. Giới thiệu máy Scan HP 5000 s5
- Khay nạp ADF 80 tờ, quét hai mặt: Nạp nhiều tài liệu cùng lúc, tự động quét 2 mặt.
- Thanh trượt căn chỉnh giấy: Giữ giấy ngay ngắn, chống lệch và kẹt.
- Công tắc cho giấy dày/gấp: Bật khi quét các loại giấy đặc biệt.
- Cổng USB Flash Drive: Cho phép quét và lưu trực tiếp vào USB mà không cần máy tính.
- Các nút chức năng: Tools (cài đặt), Cancel (hủy), Simplex/Duplex (chọn chế độ 1 mặt/2 mặt).
- Màn hình LCD: Hiển thị trạng thái máy và các lối tắt quét.
Sơ Đồ Quy Trình Làm Việc Digiser
Luồng công việc chi tiết dành cho Cộng Tác Viên (Click để xem chi tiết)
Chuẩn Bị & Bắt Đầu Ca
- Thiết lập & cập nhật tài khoản: Bao gồm cả hệ thống Online và Offline.
- Đăng nhập & kiểm tra: Vệ sinh máy móc, khu vực làm việc trước khi bắt đầu.
- Xử lý (fix) lỗi: Khắc phục các lỗi tồn đọng từ ngày làm việc trước.
Bước 1: Nhận Việc
- CTV có thể tới nhận họp rồi cập nhật lên hệ thống hoặc ngược lại, nhận tối đa 5 hộp/lần.
- Lưu ý: Công việc sẽ tự động thu hồi sau 1 ngày nếu chưa hoàn thành.
Bước 2: Scan & Upload Dữ Liệu
- Tiến hành scan hồ sơ đã nhận.
- Đặt tên file theo đúng định dạng quy định (
BIA.pdf,MUCLUC.pdf...). - Upload dữ liệu đã scan lên hệ thống.
Bước 3: Kiểm Tra (QC)
- Tự kiểm tra: Đảm bảo file scan đúng, đủ, rõ nét trước khi upload.
- Checker duyệt: Leader hoặc người được phân quyền sẽ kiểm tra lại.
- Cảnh báo: Dữ liệu lỗi do cẩu thả sẽ bị CLEAR CHẤM CÔNG và không được xử lý bù.
Bước 4: Hoàn Tất
- Để hồ sơ đã xử lý về đúng vị trí theo quy định.
- Leader tiến hành khoá phiếu và xuất dữ liệu để kết thúc công việc trong ngày.
Khắc phục sự cố máy Scan
Hướng dẫn nhanh cho các vấn đề thường gặp (Click để xem chi tiết)
Giấy bị cuộn hoặc kẹt
- Nguyên nhân 1: Thanh gạt khay giấy bị lỏng.
Khắc phục: Điều chỉnh lại 2 thanh gạt cho khớp khổ giấy. - Nguyên nhân 2: Khay thoát giấy chưa phù hợp.
Khắc phục: Điều chỉnh lại độ dài khay thoát giấy. - Nguyên nhân 3: Thông số kỹ thuật của tài liệu vượt quá mức cho phép.
- Nguyên nhân 4: Bánh xe cao su cuộn giấy bị bẩn.
Khắc phục: Kiểm tra và vệ sinh sạch sẽ bánh xe.
Máy không cuộn giấy
Kiểm tra các yếu tố sau:
- Kết nối nguồn điện với máy có chắc chắn không.
- Nút nguồn máy scan đã được bật chưa.
- Tài liệu đã được đặt đúng vị trí trong khay nạp.
- Đèn của Adapter nguồn có sáng không.
- Máy tính đã cài đặt driver và kết nối với máy scan.
Hình ảnh bị cắt (crop) sai
- Tình huống: Thường xảy ra khi bạn scan tài liệu 1 mặt.
- Khắc phục:
- Kiểm tra lại cấu hình scan là mặt trước hay mặt sau.
- Đảm bảo tài liệu được đặt đúng hướng trong khay giấy.
Lỗi "Không tìm thấy máy scan"
Khắc phục:
- Tìm và tải đúng driver máy scan tương thích với hệ điều hành từ trang web của nhà sản xuất.
- Cài đặt driver vừa tải và khởi động lại máy tính.
- Thử scan lại như bình thường.
Bản scan bị sọc đen
- Bước 1: Tắt nguồn máy scan, đợi 5 - 10 phút cho máy nguội.
- Bước 2: Mở nắp máy, dùng vải mềm, ẩm lau sạch vết bẩn trên mặt kính.
- Bước 3: Bật lại máy và kiểm tra lại chất lượng bản scan.
Bài Kiểm Tra Năng Lực
Vui lòng nhập Mã nhân viên của bạn để bắt đầu.