QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG

ĐỘI NHÓM DIGISER

Mã tài liệu: QT-DGS-ĐN Lần ban hành: 1.0
Người soạn thảo: Thanh Long Ngày hiệu lực: 26/09/2025

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này được thiết lập nhằm mục đích chuẩn hóa các hoạt động, quy định và trách nhiệm của tất cả các thành viên (CTV) và quản lý trong nhóm digiSER. Mục tiêu là đảm bảo chất lượng công việc, duy trì kỷ luật, minh bạch trong vận hành và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho tất cả các thành viên, Team Leader và Admin đang hoạt động trong các dự án của nhóm digiSER.

3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

  • CTV: Cộng tác viên.
  • Admin tổng: Quản trị viên hệ thống, người có quyền cao nhất trong việc điều phối và xử lý các vấn đề chung.
  • Team Leader: Trưởng nhóm, người chịu trách nhiệm quản lý, tuyển dụng, đào tạo và phân công công việc cho các CTV trong nhóm của mình.
  • Phiếu: Đơn vị công việc (ví dụ: một đơn vị dữ liệu cần nhập hoặc kiểm tra).
  • Active User: Người dùng hoạt động, chỉ các CTV có thực hiện nhiệm vụ và tương tác trong một khoảng thời gian nhất định.

4. TRÁCH NHIỆM

  • Admin: Đảm bảo hệ thống vận hành ổn định; Phân bổ dự án; Ra quyết định cuối cùng trong các tranh chấp; Xử lý các vi phạm nghiêm trọng và có quyền tuyệt đối, xử lý trước khi thông báo.
  • Team Leader: Tuyển dụng, đào tạo, quản lý thành viên; Phân công, giám sát và chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ công việc của nhóm; Là đầu mối liên lạc và giải quyết vấn đề nội bộ.
  • Cộng tác viên (CTV): Tuân thủ nghiêm túc quy trình; Chịu trách nhiệm về chất lượng công việc cá nhân; Tôn trọng các thành viên khác và duy trì môi trường làm việc tích cực.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Nguyên tắc làm việc chung
  • Tôn trọng: Mọi thành viên phải tôn trọng lẫn nhau. Mọi ý kiến đóng góp đều được ghi nhận và xem xét. Nghiêm cấm các hành vi lôi kéo, khiếm nhã, bài xích người khác.
  • Trách nhiệm: Mỗi CTV tự chịu trách nhiệm về chất lượng công việc của mình. Các sai sót sẽ được ghi nhận và xử lý theo quy định. Nguyên tắc là xử lý trừ bỏ, không sửa chữa. Điều này phải được thông tin xuyên suốt trong quá trình đào tạo và hướng dẫn của đội nhóm.
  • Minh bạch: Mọi quyết định kỷ luật, trừ phiếu hay xóa thành viên khỏi nhóm phải được thông báo công khai trong kênh quản lý, nêu rõ lý do và cung cấp bằng chứng (nếu cần).

5.2. Quy định về xử lý vắng mặt
  • Định nghĩa: Một nhóm bị coi là "không có tương tác" nếu không thực hiện nhiệm vụ hoặc không phản hồi các thông báo trong một khoảng thời gian 24h quy định.
  • Quy trình xử lý:
    1. Thông báo lần 1: Gửi thông báo nhắc nhở, yêu cầu tương tác trong vòng 3-5 ngày.
    2. Thông báo lần 2: Nếu không có phản hồi, gửi thông báo lần 2 với thời hạn 48-72 giờ.
    3. Xóa khỏi nhóm: Sau 2 lần thông báo không thành công, thành viên/nhóm sẽ bị xóa.
  • Ngoại lệ: Thủ tục xóa có thể được tạm hoãn nếu có lý do chính đáng, theo quyết định của Admin tổng.

5.3. Quy trình Xử lý vi phạm
  • Các hành vi vi phạm: Làm việc kém chất lượng, phá hoại kỷ luật, lôi kéo, đe dọa, nhục mạ thành viên khác, làm lộ thông tin dự án, v.v..
  • Quy trình xử lý:
    1. Cảnh cáo lần 1: Ghi nhận vi phạm, yêu cầu cải thiện trong 7 ngày.
    2. Cảnh cáo lần 2 / Tạm đình chỉ: Nếu không cải thiện, thành viên có thể bị tạm đình chỉ.
    3. Loại khỏi nhóm: Áp dụng cho các trường hợp không sửa đổi hoặc vi phạm nghiêm trọng.
  • Bàn giao cho cấp cao hơn: Các hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật sẽ được chuyển cho ban quản lý cấp cao hơn.

5.4. Quy trình Tuyển dụng và Đào tạo
  • Trách nhiệm tuyển dụng: Team Leader chịu trách nhiệm tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn và thêm thành viên mới.
  • Mục tiêu đào tạo: Đảm bảo CTV và Team Leader có đủ kỹ năng, giảm sai sót, nâng cao năng suất.
  • Nội dung đào tạo:
    • CTV mới: Đào tạo hội nhập (Onboarding) về quy trình, hệ thống, quy chế.
    • Team Leader: Đào tạo về kỹ năng tuyển dụng, quản lý, và nghiệp vụ chuyên sâu.
  • Hỗ trợ từ Digiser: Mỗi nhóm tổ chức ít nhất 3 buổi hỗ trợ/đào tạo trong một chu kỳ.

5.5. Quy trình xử lý dữ liệu số hoá
  1. Nhận phiếu: Team Leader giao phiếu, CTV xác nhận.
  2. Nhập liệu: CTV nhập thông tin từ tài liệu gốc vào phần mềm.
  3. Tự kiểm tra (Self-check): CTV tự rà soát lại dữ liệu trước khi gửi.
  4. Gửi đi Kiểm tra (Submit for QC): Chuyển trạng thái phiếu thành "Chờ QC".
    • Check 1 (Kiểm tra logic): Bước bắt buộc để đảm bảo chất lượng đầu vào.
    • Check 2 (Kiểm tra ngẫu nhiên): Kiểm tra tự động và thủ công theo tỷ lệ.
  5. Nhận kết quả QC: Nếu "Đạt", công việc hoàn tất. Nếu "Không đạt", CTV nhận lại phiếu kèm ghi chú lỗi.

5.6. Quy trình Đánh giá
  • Tiêu chí đánh giá nhóm hàng tháng: Số lượng CTV tuyển mới; Số lượng user active; Tỷ lệ sai sót chung; Số thành viên bị kỷ luật.
  • Xử lý sai sót:
    • Sai >5%: Trừ 5% tổng tiền của nhóm.
    • Sai >7%: Trừ 10% tổng tiền của nhóm.
    • Sai >10%: Trừ 30% tổng tiền của nhóm.
  • Quy trình khiếu nại: CTV có quyền khiếu nại trong 7 ngày. Ban quản trị phản hồi trong 1 ngày làm việc. Quyết định cuối cùng thuộc về Admin.
  • Khen thưởng: Lương thỏa thuận do đội nhóm tự xử lý. Tiền được DGS chuyển thẳng theo lộ trình.

5.7. Quy định Phân bổ Dự án, lương thưởng
  • Nguyên tắc: Mỗi nhóm chỉ nhận dự án mới khi đã hoàn thành dự án hiện tại (tối đa 2 dự án cùng lúc).
  • Phân bổ: Admin/Team Leader phân bổ công việc dựa trên năng lực và hiệu suất.
  • Thanh toán:
    • Nhóm tự thoả thuận với CTV về tiền lương.
    • Tiền được chuyển thẳng từ DGS qua người nhận cuối, không qua trung gian.
    • Thanh toán sau 30 ngày kể từ lúc kết thúc dự án. Mọi delay sẽ được thông báo trước 7 ngày.
    • Tất cả thỏa thuận chốt qua email info@dichvusohoa.vn.

5.8. Quy trình bảo mật thông tin
  • Thông tin mật: Toàn bộ dữ liệu dự án, quy trình làm việc nội bộ, chính sách nhân sự.
  • Các hành vi bị nghiêm cấm: Sao chép, phát tán thông tin; Sử dụng thiết bị cá nhân để lưu trữ thông tin mật; Chia sẻ tài khoản làm việc.
  • Trách nhiệm thành viên: Tuân thủ tuyệt đối quy định; Báo cáo ngay khi có sự cố; Bàn giao toàn bộ tài sản thông tin khi chấm dứt hợp tác.
  • Xử lý vi phạm: Mọi hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế. Đội nhóm và cá nhân chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu làm lộ thông tin.

5.9. Quy trình xử lý tranh chấp
  • Tiếp nhận khiếu nại: Thành viên có 7 ngày để gửi khiếu nại sau khi nhận quyết định kỷ luật.
  • Trách nhiệm phản hồi: Ban quản trị phải phản hồi chính thức trong vòng 1 ngày làm việc.
  • Thẩm quyền giải quyết cuối cùng: Quyết định cuối cùng do Admin hoặc Hội đồng Kỷ luật đưa ra.
  • Vai trò của Admin: Giữ vai trò then chốt, có toàn quyền xử lý các vấn đề phát sinh trước khi thông báo.
  • Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ khiếu nại được lưu trữ trên hệ thống trong 12 tháng.

5.10. Quy trình đổi nhóm của CTV
  • Giới hạn: Tối đa 02 lần được phê duyệt yêu cầu chuyển nhóm.
  • Thẩm quyền quản lý: Chỉ Admin và Trưởng nhóm hiện tại mới có quyền xóa CTV khỏi nhóm.
  • Quyền đề xuất: CTV có quyền đề xuất chuyển nhóm bằng cách gửi yêu cầu chính thức cho Admin, nêu rõ lý do.
  • Quy trình phê duyệt: Admin đóng vai trò trung gian, xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.
  • Trách nhiệm bàn giao: Bắt buộc hoàn tất việc bàn giao công việc trước khi rời nhóm.
  • Thời điểm khuyến khích: Nên thực hiện vào thời điểm kết thúc một giai đoạn hoặc dự án con.

5.11. Yêu cầu nhóm
  • Tối thiểu 50 CTV trực thuộc hoạt động trong nhóm thường xuyên.
  • Giữ kết nối liên tục và thường xuyên với admin DGS, tiếp nhận thông tin và cùng triển khai các dự án số hoá.