QUY CHẾ HỢP TÁC CÙNG CỘNG TÁC VIÊN SỐ HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số: ……/QĐ-DGS ngày … tháng … năm …)
Mục đích
Quy chế này được xây dựng nhằm thống nhất các quy định, nguyên tắc và chính sách trong việc tuyển dụng, quản lý và vận hành đội ngũ Cộng tác viên (CTV) của Công ty [Tên công ty DGS]. Văn bản này là cơ sở để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả Công ty và CTV, hướng tới sự hợp tác ổn định, minh bạch và hiệu quả.
Điều 1: Quy định chung
Giải thích thuật ngữ:
- "Công ty": Được hiểu là Công ty [Tên đầy đủ của công ty DGS], đơn vị sử dụng dịch vụ của CTV.
- "CTV": Là cá nhân đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc biên chế chính thức của Công ty, được Công ty tuyển chọn để thực hiện các công việc liên quan đến số hóa theo từng dự án/gói công việc cụ thể.
- "Hợp đồng Cộng tác viên" (hoặc "Thỏa thuận hợp tác"): Là hợp đồng dịch vụ được ký kết giữa Công ty và CTV, trong đó có dẫn chiếu đến việc tuân thủ Quy chế này.
- "Dữ liệu": Bao gồm tất cả các tài liệu, văn bản, hình ảnh (dạng vật lý hoặc điện tử) mà Công ty cung cấp cho CTV để thực hiện công việc.
Phạm vi áp dụng:
Quy chế này áp dụng cho tất cả các CTV đang hợp tác với Công ty.
Tính chất pháp lý:
Mối quan hệ giữa Công ty và CTV là quan hệ đối tác cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự. Quy chế này không phải là Hợp đồng lao động và không làm phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản.
Điều 2: Mô tả công việc và tiêu chuẩn chất lượng
Loại hình công việc:
CTV sẽ thực hiện một hoặc nhiều công việc trong chu trình số hóa, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Phân loại, sắp xếp tài liệu gốc.
- Scan tài liệu, hình ảnh.
- Nhập liệu và trích xuất thông tin từ tài liệu đã scan.
- Kiểm tra chất lượng dữ liệu (Quality Control - QC).
- Gán chỉ mục, metadata cho tài liệu số.
- Các công việc khác theo yêu cầu của từng dự án.
Quy trình giao và nhận việc:
- Công việc sẽ được giao cho CTV thông qua [Nền tảng/Phần mềm quản lý công việc của công ty: ví dụ Trello, Jira, Google Sheet, phần mềm nội bộ...].
- Mỗi gói công việc (batch/task) sẽ có mô tả chi tiết yêu cầu, định mức thời gian, tiêu chuẩn chất lượng (KPIs) và đơn giá cụ thể.
Tiêu chuẩn chất lượng (KPIs):
- Độ chính xác: Tỷ lệ chính xác yêu cầu đối với công việc nhập liệu/trích xuất thông tin (ví dụ: >99.5%).
- Chất lượng hình ảnh scan: Độ phân giải, độ sáng, không bị mờ, lệch, thiếu trang.
- Tiến độ: Hoàn thành đúng khối lượng công việc được giao theo thời hạn đã thống nhất.
Công ty có quyền từ chối nghiệm thu và thanh toán đối với các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng. CTV phải có trách nhiệm chỉnh sửa hoặc làm lại phần công việc bị lỗi không tính thêm phí.
Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của Cộng tác viên (CTV)
Quyền lợi của CTV:
- Được cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu hướng dẫn và các công cụ/tài khoản phần mềm cần thiết để thực hiện công việc.
- Được nhận thù lao đầy đủ, đúng hạn theo thỏa thuận tại Điều 4.
- Được quyền đề xuất ý kiến, phản hồi để cải thiện quy trình làm việc.
- Được tôn trọng và đối xử công bằng, không phân biệt đối xử.
Nghĩa vụ của CTV:
- Bảo mật thông tin (quan trọng nhất):
- Cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến công việc và khách hàng của Công ty.
- Không sao chép, lưu trữ, chia sẻ, tiết lộ dữ liệu dưới mọi hình thức cho bất kỳ bên thứ ba nào.
- Xóa toàn bộ dữ liệu được giao sau khi hoàn thành và bàn giao sản phẩm cho Công ty.
- Tuân thủ quy trình: Thực hiện công việc theo đúng quy trình, hướng dẫn và tiêu chuẩn chất lượng do Công ty ban hành.
- Đảm bảo tiến độ: Hoàn thành công việc đúng thời hạn cam kết. Chủ động thông báo cho người quản lý nếu có nguy cơ trễ hạn.
- Trung thực và chính xác: Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhập và các sản phẩm bàn giao.
- Nghĩa vụ thuế: Tự chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định của pháp luật.
Điều 4: Thù lao và phương thức thanh toán
-
Mức Thù Lao & Cách Tính
Cơ cấu: Thù lao được tính theo đơn giá trên từng sản phẩm hoàn thành (ví dụ: VNĐ/trường thông tin, VNĐ/trang, VNĐ/bản ghi).
Đơn giá: Sẽ được thông báo rõ ràng, cụ thể cho từng dự án.
-
Quy Trình Đối Soát & Xử Lý Sai Sót
Đối soát: Công ty sẽ kiểm tra khối lượng và chất lượng công việc của bạn theo chu kỳ (ví dụ: hàng tuần, cuối tháng).
Nguyên tắc xử lý: Các sản phẩm, dữ liệu bị sai sẽ được loại trừ và không tính thù lao.
Quyền khiếu nại: Bạn có quyền khiếu nại nếu cho rằng có sai sót trong quá trình kiểm tra (check sai) hoặc có lỗi phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình làm việc.
Xác nhận: Bạn sẽ nhận được biên bản đối soát cuối cùng để xác nhận trước khi tiến hành thanh toán.
-
Chính Sách Thanh Toán
Hạn mức tối thiểu: 50.000 VNĐ cho mỗi kỳ chuyển lương.
Lưu ý: Thù lao không được cộng dồn hay chuyển sang dự án sau nếu chưa đủ hạn mức. Treo thanh toán nếu tài khoản trùng trên hệ thống.
Thời gian thanh toán: Thù lao sẽ được thanh toán sau khi dự án được nghiệm thu (trung bình là 30 ngày) hoặc theo thời gian được thông báo cụ thể trước mỗi dự án.
Phương thức: Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng do bạn cung cấp.
Phí chuyển khoản:
- Trong ngân hàng ACB: Miễn phí.
- Ngoài ngân hàng ACB: Phí 3.000 VNĐ/lần do CTV chi trả.
Khuyến nghị: Nếu chưa có tài khoản ACB, bạn nên liên hệ Trưởng nhóm hoặc ra chi nhánh ACB gần nhất để mở tài khoản và không tốn phí chuyển khoản.
-
Chính Sách Ứng Lương & Rủi Ro Chậm Lương
Trường hợp Trưởng nhóm ứng tiền trước cho CTV: Nếu công ty chậm thanh toán, Trưởng nhóm sẽ được hưởng lãi suất 1%/tháng tính từ ngày đội nhóm ứng tiền thanh toán cho CTV.
Các trường hợp chậm lương sẽ được thông báo trước trong vòng 7 ngày.
Điều 5: Bảo mật thông tin và sở hữu trí tuệ
- CTV cam kết không tiết lộ bất kỳ thông tin nào được coi là "thông tin mật" của Công ty hoặc khách hàng của Công ty.
- Tất cả các sản phẩm, dữ liệu, kết quả công việc do CTV tạo ra trong quá trình hợp tác ("Sản phẩm") đều thuộc quyền sở hữu trí tuệ duy nhất và toàn diện của Công ty.
- CTV không được sử dụng Sản phẩm cho mục đích cá nhân hoặc cho bất kỳ bên thứ ba nào khác.
- Vi phạm điều khoản bảo mật có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp tác ngay lập tức, yêu cầu bồi thường thiệt hại và truy cứu trách nhiệm trước pháp luật nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
Điều 6: Tạm dừng và chấm dứt hợp tác
Tạm dừng: Trong trường hợp CTV không thể tiếp tục công việc vì lý do cá nhân, CTV cần báo trước cho Công ty ít nhất [ví dụ: 03 ngày làm việc] để hai bên phối hợp bàn giao.
Chấm dứt hợp tác từ phía CTV: CTV có quyền chấm dứt hợp tác sau khi đã hoàn thành các công việc được giao và báo trước cho Công ty.
Chấm dứt hợp tác từ phía Công ty: Công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp tác ngay lập tức nếu CTV:
- Vi phạm nghiêm trọng các quy định về bảo mật thông tin.
- Không đảm bảo chất lượng công việc, tỷ lệ sai sót cao và không có khả năng khắc phục sau khi đã được nhắc nhở [ví dụ: 02 lần].
- Tự ý giao lại công việc cho người khác thực hiện mà không có sự đồng ý của Công ty.
- Vi phạm các nghĩa vụ cơ bản khác của Quy chế này.
- Vi phạm quy tắc ứng xử của các CTV và với trưởng nhóm, admin dự án, admin support.
- Không có tinh thần đồng hành, kích động trong cộng đồng gây ảnh hưởng hoặc sai lệch tới nội dung truyền đạt của DGS.
Trách nhiệm sau khi chấm dứt: Dù chấm dứt vì bất kỳ lý do gì, CTV vẫn phải tuân thủ các cam kết về bảo mật thông tin. Công ty có trách nhiệm thanh toán toàn bộ phần thù lao cho các công việc đã được nghiệm thu tính đến thời điểm chấm dứt. Chi phí của dự án có thể được thanh toán hoặc không, tuỳ vào mức độ của vi phạm của CTV, ảnh hưởng của sự việc mang lại với DGS.
Trạng thái hoạt động
- CTV sẽ bị khoá tất cả tài khoản hoạt động liên quan trên hệ thống DGS.
- Nghiêm cấm tham gia với bất kỳ hình thức gì sau khi bị cấm hoạt động.
- Hình thức xử lý sẽ được áp dụng ngay lập tức, không cần thông báo với nhóm hoặc CTV.
Điều 7: Giải quyết tranh chấp
- Mọi mâu thuẫn, tranh chấp phát sinh sẽ được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải trên tinh thần hợp tác.
- Trường hợp không thể giải quyết qua thương lượng, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền tại [Thành phố Hồ Chí Minh] theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Điều 8: Đổi nhóm dự án
Mục tiêu và Nguyên Tắc
- Mục tiêu: Tạo cơ hội phát triển cho CTV, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực cho các dự án của công ty.
- Nguyên tắc: Minh bạch - Công bằng - Tự nguyện - Ưu tiên hiệu quả công việc.
Điều kiện đề xuất
- Đã làm việc tại nhóm hiện tại tối thiểu 1 tháng hoặc hoàn thành một giai đoạn dự án.
- Cộng tác viên có tối đa 2 lần đổi nhóm trong suốt vòng đời của Tài khoản.
- Có lý do chính đáng (phát triển kỹ năng, phù hợp hơn với định hướng, nhu cầu công ty).
Quy trình
- Bước 1: Đề xuất: CTV gửi "Đơn đề xuất chuyển nhóm" cho Trưởng nhóm (TN) hiện tại và bộ phận Nhân sự (NS - Admin support).
- Bước 2: Lấy ý kiến (Trong 3-5 ngày làm việc):
- TN hiện tại trao đổi với CTV, đưa ra nhận xét.
- TN mới phỏng vấn, đánh giá sự phù hợp.
- Cả hai TN gửi lại phản hồi cho NS.
- Bước 3: Phê duyệt: NS tổng hợp thông tin và ra quyết định cuối cùng dựa trên nguyện vọng của CTV và nhu cầu của công ty.
- Bước 4: Bàn giao & Hội nhập (1 tuần):
- Nếu được duyệt, CTV tiến hành bàn giao công việc tại nhóm cũ.
- Xoá thông tin nhóm khỏi thông tin của nhân sự. Lúc này các nhóm được mời CTV vào tham gia hoạt động trong nhóm của mình.
- Sau khi hoàn tất bàn giao, CTV chính thức làm việc tại nhóm mới.
Trách nhiệm
- CTV: Chủ động đề xuất và chịu trách nhiệm hoàn thành 100% công việc, bàn giao đầy đủ trước khi chuyển.
- Trưởng nhóm cũ: Đánh giá khách quan, không gây khó khăn và hỗ trợ quá trình bàn giao.
- Trưởng nhóm mới: Đánh giá công bằng và có kế hoạch giúp CTV hội nhập nhanh chóng.
- Công ty (Nhân sự - admin support): Đảm bảo quy trình công bằng, là trung gian hòa giải và đưa ra quyết định cuối cùng vì lợi ích chung. Không can thiệp hoặc tư vấn vào hoạt động của nhóm, luân chuyển CTV. Chỉ có quyền xoá nhóm CTV không được quyền admin nhóm CTV.
- Nếu thành viên của nhóm chính của cty, khuyến khích sang hoạt động ở các nhóm phụ trách.
Điều 9: Điều khoản thi hành
- Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành.
- Mọi sửa đổi, bổ sung Quy chế phải được thực hiện bằng văn bản và thông báo cho toàn bộ CTV.
- Việc CTV ký vào Hợp đồng Cộng tác viên/Thỏa thuận hợp tác đồng nghĩa với việc đã đọc, hiểu rõ và đồng ý tuân thủ toàn bộ các điều khoản trong Quy chế này.
Đại diện Công ty